Marcar Elementos de Auditoria para su Recuento

Las cuentas con Director tienen la capacidad de establecer parámetros en su página de Configuración de Director que marcan los elementos que quedan fuera de los ajustes de varianza para solicitar al auditor que vuelva a contar los elementos marcados. Esta funcionalidad está diseñada para los usuarios que no permiten al auditor reabrir para corregir, sino que deben volver a contar las partidas marcadas en un documento separado para que lo revise el administrador, con el fin de mantener la integridad de los recuentos originales que se introdujeron.

Inmediatamente después de cerrar la auditoría, el usuario que la haya cerrado recibirá por correo electrónico una lista de todas las partidas que están fuera de los parámetros de desviación establecidos, con espacio para que introduzca los recuentos de esas partidas. A menos que el usuario esté autorizado a ver la configuración del nivel de director y los informes reales frente a los teóricos, no sabrá por qué se le pidió que volviera a contar estas partidas.

Esto permite que los auditores verifiquen los recuentos de auditoría inmediatamente, sin tener que volver a contar los artículos o dar tiempo a que se desplace el inventario. Una vez finalizado el recuento, un usuario con acceso a la reapertura de auditorías puede reabrir y ajustar los recuentos de la auditoría.

Además, todos los artículos marcados para su revisión se marcarán con una campana en la auditoría cerrada.

Configuración

1. En Director, haga clic en su nombre en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de Director > Configuración de Director.
   
   
2. Desplácese hacia abajo y active la opción Marcar elementos de auditoría para su recuento. Los parámetros sobre cómo marcar los elementos de auditoría para su revisión aparecerán una vez activada la configuración.
   
   

Nota: Un artículo se marcará para recuento si se cumple cualquiera de estas condiciones. No es necesario que los artículos cumplan varios o todos los parámetros para ser marcados.

Marcar Recuento Cero: Al activar esta opción, se marcarán los artículos que tengan un recuento cero. Los artículos pueden estar simplemente fuera de stock, o esto puede significar que los artículos se perdieron en el recuento de auditoría. (Si aparecen artículos con recuento cero que ya no se pedirán, considere la posibilidad de hacer estos artículos inactivos.)

Límite de % de Desviación Positiva: Si se deja este campo con un cero, se desactivará este parámetro. Para marcar cualquier desviación positiva, le sugerimos que introduzca 0.01 o que introduzca el importe en % en el que desea marcar los artículos por encima de ese límite.

Límite % de Desviación Negativa: Si se deja este campo con un cero, se desactivará este parámetro. Para marcar cualquier desviación negativa, le sugerimos que introduzca -.01 o introduzca el importe en % donde quiera marcar los artículos por debajo de ese límite.

Límite de Cantidad Desviación: Esto marcará los artículos que estén fuera de esta cantidad, ya sean cantidades de dólares de desviación positiva o negativa. Por ejemplo, si se fija en 200 dólares, se marcarán los artículos con una desviación de -200 dólares o inferior y con una desviación de +200 dólares o superior.

3. Desplácese hasta el final y seleccione Guardar configuración.

Una Vez Activado el Ajuste

4. Realizar y cerrar una auditoría.

5. El auditor recibe el "Informe de Elementos Marcados de la Auditoría para su Revisión" El usuario que cierre la auditoría recibirá por correo electrónico el "Informe de Elementos Marcados para Revisión". Sólo se incluirán en el informe los elementos marcados para su recuento.
Nota: El auditor no sabrá por qué se le pide que vuelva a contar los elementos mientras no pueda ver la configuración del Director.



El informe tendrá los primeros números de recuento en cada columna del almacén y al lado estará la columna RECOUNT (Recuento) del almacén. Todos los datos de esta hoja están bloqueados y el auditor sólo podrá introducir los números de recuento en las columnas marcadas como RECOUNT. Estas columnas también se sumarán a la columna TOTAL DE RECUENTO.

6. Reabrir la auditoría para su corrección y cerrar la auditoría final. Este informe puede ser utilizado por alguien con el permiso de "Reabrir Auditorías para Corrección" para ajustar los recuentos de la auditoría, y luego cerrar la auditoría de nuevo.